Política de tratamiento
de datos personales

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y SU FINALIDAD:

Los datos personales serán recolectados por medio de cualquier método que cuente con la respectiva autorización por parte del Titular, concretamente, serán obtenidos por medio de la diligencia de datos realizada en la página web de la compañía,  documentos remitidos a ASSICURA, encuestas telefónicas o virtuales, redes sociales, entre otros métodos.

La información será recolectada, almacenada, organizada, usada, circulada, transmitida, transferida, actualizada, rectificada, eliminada y gestionada de acuerdo a su naturaleza y las finalidades establecidas en esta Política.

La Compañía accede a datos de sus clientes y colaboradores tales como sus nombres, número de cédula, correos electrónicos, teléfonos fijos y celulares, entre otros. Estos datos son recolectados con las siguientes finalidades:

• Adecuada prestación de servicio o del producto adquirido por el Titular.
• Cumplir obligaciones comerciales en el marco de relaciones contractuales.
• Procesar y asegurar el seguimiento al cumplimiento y entrega de los productos y/o servicios adquiridos por los clientes de ASSICURA.
• Elaborar la facturación correspondiente a los servicios o productos adquiridos por los clientes de la Compañía.
• Ofrecer productos y/o servicios de las distintas líneas comerciales de la Compañía.
• Comunicar descuentos, promociones y nuevos lanzamientos de productos ofrecidos por ASSICURA en el mercado.
• Realizar análisis y perfilamientos de los clientes que permita definir los productos que se acomodan a sus gustos y preferencias de compra.
• Comunicar la realización de actividades y eventos organizados por la Compañía.
• Realizar investigaciones de mercado y hábitos de consumo, análisis estadísticos y reportes de comportamiento de clientes.
• Diseñar y ofrecer programas de lealtad y beneficio para los clientes.
• Envío de encuestas de satisfacción o cualquier otro mecanismo para evaluar la calidad de los productos y servicios prestados por ASSICURA.
• Análisis de la información de un candidato con el fin de iniciar un proceso de vinculación, contactarlo, verificar la veracidad y autenticidad de la información suministrada en su hoja de vida con las entidades en las que ha adelantado sus estudios y desempañado cargo, así como enviar sus datos a aliados y clientes de la Compañía que estén interesados en contactar personas con su perfil, para explorar una posible contratación laboral.
• Análisis de la información de un empleado para identificar y aplicar métodos de mejora para el óptimo manejo del talento humano además de la exposición de dicho talento al público y consumidores.
• Análisis de la información de posibles proveedores con la finalidad de identificar su idoneidad comercial, financiera e institucional, además de la publicación de las alianzas con las que actualmente cuenta ASSICURA en el mercado.

TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES DE DATOS PERSONALES:

La Compañía transfiere datos de sus clientes y colaboradores a aliados internacionales y nacionales, dentro del desarrollo de sus negocios y el desarrollo de las finalidades señaladas en esta Política.

DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR DE LOS DATOS:

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25), el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ASSICURA, en su calidad de Responsable del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Ser informado por ASSICURA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización para tratamiento de datos otorgada a ASSICURA, excepto cuando de acuerdo a la ley no sea necesaria dicha autorización; sin perjuicio de lo estipulado en la ley colombiana, la autorización no será necesaria en los siguientes casos:
  • La información es requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el registro civil de la persona.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante ASSICURA.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, mediante solicitud simple por escrito y dirigido a la dirección física o electrónica señaladas en esta “Política de Datos”. Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• El Titular tiene el derecho a solicitar a ASSICURA la supresión (eliminación) de sus datos personales. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por ASSICURA. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: i) la solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos; ii) la eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas; y, iii) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMO:

El Área de Protección de Datos de ASSICURA, será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de la información personal. Los canales para el adecuado suministro de la información son los siguientes:

• Correo Electrónico: comercial@assicura.com.co
• Celular: 304 662 9454
• Dirección: Calle 98 #22-64

Para solicitar revisión o retiro de sus datos personales de nuestra base de datos, diligencie el siguiente formulario:

• Nombre *
• Email*

OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS:

Señalamos que el Responsable del Tratamiento de datos tendrá las siguientes obligaciones:

• Dar garantía a los respectivos Titulares del adecuado, pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data por medio de los canales de comunicación e información otorgados por ASSICURA.
• Conservar las autorizaciones otorgadas para el tratamiento de datos cuando consten por escrito.
• Informar al público sobre la finalidad, modalidad de procedimiento, uso y/o transferibilidad referente al tratamiento de datos junto al texto informativo o “Aviso de Privacidad” utilizado para obtener la autorización respectiva del Titular.
• Tener la respectiva autorización para el tratamiento de datos que realicen terceros aliados de la Compañía y su respectivo método de retiro de dicho consentimiento.
• Publicar los derechos que le corresponden a los Titulares de los datos recolectados.
• Contar con las correspondientes medidas de seguridad para mantener la integridad y autenticidad de los datos sujetos al tratamiento realizado por ASSICURA para impedir la adulteración, perdida, consulta y/o uso no autorizado de dicha información.
• Informar a las autoridades correspondientes cuando existan violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Poseer procesos que permitan asegurar la veracidad, integridad, exactitud y actualidad de la información obtenida por el titular y aquella suministrada al respectivo Encargado del Tratamiento.
• Tramitar los procedimientos para atender las consultas o reclamos formulados por los Titulares.
• Realizar seguimiento en la adopción y cumplimiento de cualquier instrucción o requerimientos realizados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

DEBERES DEL ENCARGADO DE TRATAMIENTO DE DATOS:

De forma adicional señalamos que los deberes que corresponden al Encargado del Tratamiento pueden corresponder en su mayoría con aquellos en cabeza del Responsable del Tratamiento. En ese orden de ideas, a continuación, están las obligaciones concretas en cabeza del Encargado del Tratamiento:

• Tener canales que permitan tramitar las actualizaciones de datos e información de los Titulares
• Evitar la circulación autorizada de información cuando se solicite el respectivo bloqueo por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Proteger el acceso a la información y solicitar en los requerimientos realizados por las autoridades judiciales o administrativas los siguientes datos: i) identificación de las funciones que autorizan realizar el requerimiento; y, ii) número de proceso y/o investigación por el cual es realizado el requerimiento de la información.

PROCEDIMIENTOS PARA LA GARANTÍA DE SUS DERECHOS:

En cumplimiento de las obligaciones a cargo de ASSICURA y en defensa de los derechos que corresponde a los Titulares, cualquier persona podrá acceder a nuestro servicio de atención. En caso de que la Compañía no posea información sobre el solicitante de una consulta o reclamo, de forma inmediata, remitirá dicha solicitud al Titular de los datos solicitados con copia a la Superintendencia de Industria y Comercio para el adecuado manejo de la situación.

A continuación, se exponen los lineamientos para los medios que permiten el adecuado ejercicio de los derechos de los Titulares:

CONSULTAS:

Todo Titular o sus respectivos causahabientes podrán consultar, por escrito o verbalmente, la información que repose sobre los Titulares en las Bases de Datos de la Compañía. No obstante, siempre será necesario realizar la adecuada identificación del Titular o los causahabientes según corresponda. La identificación podrá realizarse de la siguiente manera:

• Adjuntando copia de la cedula al escrito en donde se exprese la respectiva solicitud de información. (Aplicable para el Titular)
• Respondiendo las preguntas de seguridad correspondientes en caso de tratarse de una consulta vía telefónica. (Aplicable para el Titular)
• Adjuntando el documento que demuestre la apertura del inicio del proceso de sucesión y copia del documento de identidad del respectivo causahabiente. En caso de tratarse de una solicitud realizada por un apoderado, adicionalmente será necesario la copia autentica de: i) el poder correspondiente; y, ii) el documento de identidad del apoderado. (Aplicable para el Causahabiente)

RECLAMOS:

Todo Titular o sus respectivos causahabientes podrán solicitar la corrección, actualización o eliminación de la información que repose en la base de datos de ASSICURA, de igual forma podrán comunicar su advertencia sobre un tratamiento indebido o incumplimiento de alguna de las obligaciones en cabeza del Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos, cualquier modificación sobre la información que repose en las bases de Datos de la Compañía será debidamente comunicada a su respectivo Titular. Para realizar el reclamo o queja será necesario realizar la debida identificación del solicitante de acuerdo a los requerimientos necesarios en los procesos de consultas.

AVISO DE PRIVACIDAD:

ASSICURA AGENCIA DE SEGUROS LTDA. en cumplimiento de los mandatos legales y constitucionales, pone a su disposición el siguiente Aviso de Privacidad para comunicar al público sobre la Política de Protección de Datos que hemos adoptado para el adecuado manejo y tratamiento de los datos e información recolectada por nuestros profesionales.

MANEJO DE LA INFORMACIÓN:

Todo dato o información que ha sido recolectado, organizado, conservado y/o transferido por nuestra compañía ha sido tratado para el adecuado cumplimiento de los fines de cada contrato y, en general, para la adecuada prestación de los servicios de asesoría y satisfacción de necesidades de nuestros clientes tal y como se expone en la Política de Protección de Datos aplicada por ASSICURA AGENCIA DE SEGUROS LTDA.

FINALIDADES GENERALES:

El tratamiento de los datos recolectados por nuestra compañía tendrá las siguientes finalidades:

• Optimo cumplimiento de las obligaciones contractuales.
• Manejo de estrategias comerciales y publicitarias para la satisfacción de las necesidades de nuestros clientes.
• Investigación de mercados y medición de niveles de satisfacción de nuestros clientes.
• Referente a los datos obtenidos por aspirantes, empleados o proveedores será utilizada para realizar el perfilamiento del individuo y con la finalidad según corresponda, es decir: i) visualizar las probabilidades de vinculación de dicha persona con nuestra compañía; ii) la identificación de gustos, relaciones y/o necesidades laborales de nuestro equipo de trabajo; y iii) identificar la calidad institucional, financiera y comercial de un potencial proveedor.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS:

Como Titular de los datos recolectados por nuestra compañía le asisten los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar, rectificar y ser informado sobre sus respectivos datos personales.
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización para tratamiento de datos otorgada, excepto cuando de acuerdo a la ley no sea necesaria dicha autorización.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo interno.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, mediante solicitud simple por escrito y dirigido a la dirección física o electrónica señaladas en esta “Política de Datos”.
• El Titular tiene el derecho a solicitar la supresión total o parcial (eliminación) de sus datos personales. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: i) exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos; ii) la eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas; iii) los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular de los datos, para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS O AVISO DE PRIVACIDAD:

Cualquier modificación que se realicen tanto a la Política de Protección de Datos y/o al Aviso de Privacidad será oportunamente informado, vía correo electrónico, a los respectivos titulares de la información tratada en los documentos mencionados.